4 tiêu chuẩn phòng hội nghị khách sạn đạt chuẩn

Các website khách sạn thường hay ghi là “phòng hội nghị đạt tiêu chuẩn”. Tuy nhiên, rất ít trình bày rõ các yêu cầu về diện tích, số lượng người, chiều cao, vị trí cửa ra vào hay không gian mở. Trong bài viết này tụi mình làm rõ 4 tiêu chuẩn phòng hội nghị khách sạn cần phải có.

Nội Dung Chính

Vì sao cần phải có tiêu chuẩn phòng hội nghị khách sạn?

nắm bắt các tiêu chuẩn phòng hội nghị giúp bạn dễ dàng tổ chức thành công sự kiện.

Phòng hội nghị khách sạn thường được chọn để diễn ra các cuộc thảo luận, hội nghị, hội thảo hoặc tọa đàm. Những không gian này cũng thường được chọn để đón tiếp khách hoặc ký kết hợp đồng. Thậm chí nhiều doanh nghiệp còn yêu cầu phòng hội nghị phải có tính bảo mật cao.

Để đáp ứng những nhu cầu khác nhau mà phòng hội nghị được thiết kế, bố trí tách biệt và đề cao sự riêng tư. Phòng hội nghị khách sạn cũng cần đáp ứng tiêu chí là nơi diễn ra nhiều loại hình hoạt động khác nhau.

Đầu tiên, phải nói đến tiêu chuẩn về diện tích. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần phải xác định diện tích phòng họp đủ sức chứa cho hoạt động của mình. Diện tích quá lớn hoặc quá nhỏ đều gây lãng phí hoặc phân tán sự tập trung của khách tham dự.

Cách tính diện tích phòng hội nghị khách sạn dựa trên số lượng người

diện tích tối thiểu trong trường hợp có bàn ghế là 1,8m/người. Còn khi không có bàn ghế là 0,8m.

Diện tích phòng “sử dụng bàn” được tính dựa trên số lượng khách cần chứa nhân với diện tích tối thiểu cho mỗi người (1,8 m2/người). Với trường hợp “không sử dụng bàn” thì diện tích tối thiểu của từng khách là 0,8 m2/người.

Bảng dưới minh họa diện tích phòng hội nghị tương ứng với số lượng khách mà doanh nghiệp cần sử dụng.

Số lượng khách	Diện tích phòng hội nghị khách sạn sử dụng bàn (m2)
4	khoảng 7,2
8	15
20	36
100	180
150	270
180	320
200	360
250	450
300	540

Chẳng hạn, bạn muốn tổ chức hội nghị cho 150 khách.Vậy khi đi xem thực tế bạn nên nhẩm tính trong đầu diện tích “đạt yêu cầu” là khoảng 270 m2. Với những đoàn khách bộ, ban ngành thì diện tích phòng hội nghị sẽ có sự thay đổi hằng ngày. Thường ngày đầu các đại biểu tập trung dự khai mạc nên sẽ cần phòng có diện tích lớn. Những ngày sau đó diện tích phòng sẽ nhỏ hơn vì các đại biểu sẽ chia lớn thảo luận. Trường Sơn Tùng có 3 phòng hội nghị riêng biệt. Khi cần mỗi phòng lớn đều có thể tùy biến thành những không gian nhỏ có diện tích nhỏ hơn. Ngoài ra còn 3 tiêu chuẩn phòng hội nghị khách sạn khác.

Bộ 3 tiêu chuẩn phòng hội nghị khách sạn cần có để phòng họp cân đối

Ngoài diện tích, khi tổ chức hội nghị cũng cần lưu ý 3 tiêu chuẩn sau.

#1. Tiêu chuẩn chiều cao của trần phòng họp

Chiều cao của trần phòng họp đạt chuẩn giúp tạo cảm giác rộng rãi, thoải mái cho phòng. Thường thì chiều cao tối thiểu của trần nằm ở mức 3m. Nếu muốn bạn có thể nâng trần lên để phòng cảm thấy cao hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý không nên làm trần cao vượt mức, gây ảnh hưởng không tốt.

#2. Tiêu chuẩn về số lượng và vị trí cửa ra vào.

Các phòng họp nên có ít nhất 2 cửa ra vào giúp phòng thoáng hơn, việc lưu thông cũng vì vậy mà dễ dàng hơn.

#3. Mô hình phòng họp mở

Hiện nay, mô hình phòng họp mở kết hợp với không gian làm việc đang trở thành một xu hướng mới. Những phòng họp mở thường không có vách ngăn. Ưu điểm của mô hình này là cho phép tương tác tối đa giữa những người trong không gian. Ngoài ra, phòng họp di động cũng nhận được nhiều sự quan tâm gần đây.

Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình phòng mở là tính bảo mất không cao. Ngoài ra, chúng cũng chỉ có thể áp dụng cho số lượng người tham dự ít. Các khách tham dự hội nghị dễ mất tập trung bởi các yếu tố bên ngoài.

5 mẫu phòng hội nghị khách sạn đạt tiêu chuẩn

Với những bạn lần đầu tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình thì việc bỡ ngỡ là không tránh khỏi. Dưới đây là 5 dạng phòng hội nghị phổ biến ở các khách sạn với diện tích và số lượng người sử dụng khác nhau. Hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn phòng hội nghị khách sạn.

Phòng hội nghị nhỏ phù hợp với các cuộc họp quan trọng của ban giám đốc

Loại phòng họp này thường nhỏ nhưng thiết kế thanh lịch. Trong phòng hội nghị nhỏ thường được trang bị 1 màn hình và 1 máy chiếu. Trần dạng phòng này thường rộng với đèn chiếu gián tiếp. Mục đích là tránh ánh sáng làm phân tán sự tập trung của khách dự cuộc họp. Để tăng tính riêng tư phòng chỉ sử dụng 1 cửa ra vào cũng như có nhà vệ sinh trong phòng. Phòng họp sử dụng bàn họp dài với số lượng ghế hạn chế ở mức 20.

Phòng hội nghị diện tích lớn, ít người sử dụng

các phòng hội nghị có diện tích lớn nhưng phục vụ ít khách thường sẽ được trang bị các tiện ích ở 2 bên hông.

Vì là loại phòng có diện tích lớn nhưng phục vụ ít người nên dạng phòng này còn được thiết kế với nhiều công năng khác đi kèm. Thông thường, các khách sạn sẽ bố trí thêm các tủ đựng đồ đạc và tài liệu phục vụ cuộc họp. Nhiều trường hợp phòng sẽ được sử dụng để làm nơi tổ chức “tiệc thân mật” sau hội nghị.

Dạng phòng này thường sử dụng vách ngăn kín và không thể nhìn xuyên thấu. Tuy nhiên để giúp khách không cảm thấy ngột ngạt, phòng sẽ được bố trí thêm cây xanh và tăng cường ánh sáng bằng đèn lớn.

Phòng hội nghị có diện tích trung bình với số lượng khách mời nhiều.

Dạng phòng họp này có diện tích vừa phải nhưng lại có thể chứa một lượng lớn người dùng. Phòng có nhiều cửa số giúp lấy ánh sáng tự nhiên. Ngoài ra, cửa sổ kính cũng giúp phòng thêm rộng. Một chi tiết khác giúp phòng nhìn rộng hơn là màn chiếu trên tường.

Phòng hội thảo diện tích lớn, nhiều người dùng

Phòng sử dụng tông màu sáng, sáng trọng giúp phòng luôn nhìn thông thoáng. Ngoài ra, dạng phòng hội thảo này còn có sân khấu và bục phát biểu.

Phòng hội trường lớn

phòng hội trường có thể đáp ứng đa dạng nhu cầu sử dụng của khách hàng.

Đây là dạng phòng hội nghị có sức chứa lớn theo website thietkevanphong. Nếu bỏ bàn ghế và xếp theo hình rạp hát thì có thể chứa được lượng khách rất lớn. Phòng hội trường lớn thường có vách ngăn giúp chia ra thành những phòng họp nhỏ.

Hy vọng bài viết 4 tiêu chuẩn phòng hội nghị khách sạn đang cung cấp những thông tin hữu ích cho các bạn. Một số bài viết với chủ đề tương tự bạn không nên bỏ qua: